Solution

Ordres de service, avenants, acte d’engagement : générés et signés en quelques clics

edifio Suivi industrialise les actes contractuels de la maîtrise d’œuvre — acte d’engagement, ordre de service, avenants (technique, financier, prix nouveau) et fiche de travaux modificatifs — avec un workflow de validation à quatre étapes et la signature électronique.

Pourquoi industrialiser les actes contractuels

Tout chantier produit des actes qui engagent juridiquement et financièrement les parties : l’acte d’engagement fixe le marché, l’ordre de service en déclenche l’exécution, les avenants en modifient le périmètre ou le montant. Rédigés à la main sous Word, ces documents sont chronophages et exposés aux erreurs de montant, de référence ou de numérotation.

edifio Suivi centralise ces actes, les pré-remplit à partir des données du marché et du lot, et trace leur validation jusqu’à la signature. La maîtrise d’œuvre garde une vision claire de ce qui est émis, visé ou en attente.

Les 6 actes pris en charge

edifio couvre six types d’actes, chacun numéroté dans sa propre série continue par chantier (AE, OS, AT, AV, AVP, FTM).

Acte	Rôle	Incidence financière
Acte d’engagement (AE)	Document contractuel de référence entre le maître d’ouvrage et l’entreprise.	Oui — montant du marché
Ordre de service (OS)	Décision écrite du maître d’œuvre : démarrage, prolongation, suspension ou reprise.	Non
Avenant technique (AT)	Modification du marché sans incidence financière.	Non
Avenant (financier)	Modifie le montant du marché.	Oui
Avenant de prix nouveau	Introduit un poste non prévu au bordereau de prix unitaires (hors BPU).	Oui
Fiche de travaux modificatifs (FTM)	Document préalable et chiffré à un avenant, échangé avec l’entreprise.	Préparatoire

Le workflow de validation en 4 étapes

Tous les actes suivent le même circuit : Brouillon (édition libre par le maître d’œuvre) → Diffusion MOE (émis au destinataire) → Visa entreprise (l’entreprise prend acte ou chiffre) → Visa MOA (le maître d’ouvrage valide : état final contractuel). Deux états annexes complètent le circuit : Refusé (par le MOA) et Annulé (par le MOE).

La fiche de travaux modificatifs (FTM), par nature préparatoire, s’arrête au visa de l’entreprise une fois le chiffrage reçu — elle sert ensuite de base à l’avenant correspondant.

Ce qu’edifio Suivi automatise

Pré-remplissage depuis le marché

Les informations du chantier, du lot et de l’entreprise alimentent l’acte : moins de ressaisie, moins d’erreurs de montant ou de référence.

Numérotation par série

Chaque type d’acte (AE, OS, AT, AV, AVP, FTM) dispose de sa propre numérotation continue par chantier.

Acte d’engagement complet

Régime juridique (CCAP, CCAG-Travaux, ou marché privé NF P 03-001), procédure de passation et déclaration des sous-traitants en vue de leur agrément par le maître d’ouvrage.

Signature électronique

Maître d’œuvre, entreprise et maître d’ouvrage signent ; le document est horodaté et son intégrité scellée.

Suivi financier

Les avenants mettent à jour le montant du marché actualisé, pour conserver une vision juste de l’engagement à tout moment.

Valeur juridique et signature électronique

edifio scelle chaque acte par une empreinte numérique (hash SHA-256) et conserve la trace des signatures. Cette approche s’appuie sur l’article 1366 du Code civil, qui reconnaît à l’écrit électronique la même force probante que l’écrit sur papier, dès lors que l’auteur peut être identifié et que l’intégrité du document est garantie.

Pour l’acte d’engagement, edifio fige à la création les paramètres clés du marché (délai de règlement, avance, retenue de garantie, compte prorata) : ce « cliché » constitue une preuve cohérente de ce qui a été contractualisé, même si les paramètres du cabinet évoluent ensuite.

Questions fréquentes

Quelle différence entre un avenant technique et un avenant financier ?

Un avenant technique (AT) modifie le marché sans en changer le montant. Un avenant financier modifie le montant du marché. edifio les distingue et n’affiche les champs de montant et de TVA que pour les actes à incidence financière (avenant, avenant de prix nouveau, acte d’engagement).

Qu’est-ce qu’une fiche de travaux modificatifs (FTM) ?

La FTM est le document préalable à un avenant : le maître d’œuvre décrit les travaux modificatifs, l’entreprise les chiffre, et la fiche sert ensuite de base à l’avenant. Dans edifio, elle suit un circuit maître d’œuvre ↔ entreprise et s’arrête au visa de l’entreprise.

Un ordre de service a-t-il une incidence financière ?

Non. L’ordre de service (OS) est une décision écrite du maître d’œuvre — démarrage, prolongation, suspension ou reprise des travaux — sans incidence directe sur le montant du marché. Les modifications de montant passent par un avenant.

edifio gère-t-il les sous-traitants dans l’acte d’engagement ?

Oui. L’acte d’engagement permet de déclarer les sous-traitants en vue de leur agrément par le maître d’ouvrage : nature des prestations, montant HT, coordonnées et conditions de paiement.

La signature électronique des actes a-t-elle une valeur juridique ?

edifio scelle chaque acte par une empreinte numérique (hash SHA-256) et conserve la trace des signatures, conformément à l’article 1366 du Code civil, qui reconnaît à l’écrit électronique la même force probante que l’écrit papier dès lors que l’auteur est identifié et l’intégrité garantie.

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